Legal Document Scanning
Scanext is a specialist document scanning service for the legal sector. Law firms have always produced a significant amount of paperwork – it’s something that simply comes with the profession. The sheer volume of paperwork involved in just one major case can be in the thousands of pages. No matter what type of law you practice, it’s critical that your firm has proper document management- and the labor and time it takes to manage a roomful of files can create unnecessary costs. Documents for litigation can be managed much more efficiently through digital document management. Not only do you have instant access to editable files, you can easily code, distribute and secure every piece of evidence, courtroom transcript, and every document in the discovery process quickly and easily.
The most common questions we are asked are:
Q: Our documents are odd sizes, have handwriting and are often bound – can you work with these?
A: Our preparation department are tasked specifically with dealing with this sort of issue. Removing staples, sticky notes, paper clips, bindings and getting documents in a workable order is all in a days work.
Q: We’ve currently got thousands of documents in storage. What can we do?
A: Many of our customers have records in storage and this means a growing monthly bill and slow retrieval times. Our archive scanning service is the answer. We can scan all your old document archives and make them available to you either on our own hosted platform or we can interface with you current database or document management software. Moving forwards its simply a matter of staying on top of your documents and making sure they are collected on a regular basis.
Q: What type of documents can be scanned?
A: We can scan almost any document, but needless to say some are easier and quicker than others.
Q: We already use case management software, can the scanned documents be inserted into this?
A: Yes. Once we’ve scanned your documents the data can be manipulated to make it compatible with almost any case management or document management system. Most systems import data in a similar way and we’ve worked with the most well known right through to the most bespoke systems.
The most common questions we are asked are:
Q: Our documents are odd sizes, have handwriting and are often bound – can you work with these?
A: Our preparation department are tasked specifically with dealing with this sort of issue. Removing staples, sticky notes, paper clips, bindings and getting documents in a workable order is all in a days work.
Q: We’ve currently got thousands of documents in storage. What can we do?
A: Many of our customers have records in storage and this means a growing monthly bill and slow retrieval times. Our archive scanning service is the answer. We can scan all your old document archives and make them available to you either on our own hosted platform or we can interface with you current database or document management software. Moving forwards its simply a matter of staying on top of your documents and making sure they are collected on a regular basis.
Q: What type of documents can be scanned?
A: We can scan almost any document, but needless to say some are easier and quicker than others.
Q: We already use case management software, can the scanned documents be inserted into this?
A: Yes. Once we’ve scanned your documents the data can be manipulated to make it compatible with almost any case management or document management system. Most systems import data in a similar way and we’ve worked with the most well known right through to the most bespoke systems.
Here’s just a few of the benefits of converting to a paperless office for your legal practice:
- Minimize or Eliminate Duplicate Files and Copying Costs
- Increased Visibility Within Your Firm
- Save Space and Increase Productivity
- Increased Document Security
- Reduced Discovery
Pengimbasan Dokumen Undang-undang
Perkhidmatan pengimbasan dokumen pakar untuk sektor undang-undang. Firma-firma undang-undang selalu menghasilkan sejumlah besar dokumen - sesuatu yang hanya datang dengan profesion. Jumlah kertas kerja yang terlibat dalam satu kes utama boleh beribu-ribu laman. Tidak kira apa jenis undang-undang yang anda praktikkan, sangat penting syarikat anda mempunyai pengurusan dokumen yang betul - dan tenaga kerja dan masa yang diperlukan untuk menguruskan sebilangan besar fail dapat menimbulkan kos yang tidak perlu. Dokumen untuk litigasi boleh diuruskan dengan lebih cekap melalui pengurusan dokumen digital. Bukan sahaja anda mempunyai akses segera ke fail yang boleh diedit, anda boleh dengan mudah mengecoh, mengedarkan dan menjamin setiap bukti, transkrip mahkamah, dan setiap dokumen dalam proses penemuan dengan cepat dan mudah.
Soalan yang paling biasa kami tanyakan adalah:
S: Dokumen kami adalah saiz ganjil, mempunyai tulisan dan sering terikat - bolehkah anda berlaku dengan ini?
J: Bahagian persiapan kami ditugaskan khusus untuk menangani masalah seperti ini. Mengeluarkan staples, nota melekit, klip kertas, pengikat dan mendapatkan dokumen dalam perintah yang boleh dilaksanakan semuanya dalam sehari bekerja.
S: Saat ini kami mendapat beribu-ribu dokumen dalam penyimpanan. Apa yang boleh kita lakukan?
J: Banyak pelanggan kami mempunyai rekod dalam penyimpanan dan ini bermakna bil bulanan yang meningkat dan masa pengambilan yang perlahan. Perkhidmatan imbasan arkib kami adalah jawapannya. Kami boleh mengimbas semua arkib dokumen lama anda dan menjadikannya tersedia kepada anda sama ada pada platform kami yang dihoskan atau kami boleh menghubungi anda dengan pangkalan data semasa atau perisian pengurusan dokumen. Melangkah ke hadapan, ini hanyalah masalah untuk terus membaca dokumen anda dan memastikan dokumen tersebut dikumpulkan secara berkala.
S: Apakah jenis dokumen yang boleh diimbas?
J: Kita boleh mengimbas hampir apa-apa dokumen, tetapi tidak perlu dikatakan ada yang lebih mudah dan lebih cepat daripada yang lain.
S: Kami sudah menggunakan perisian pengurusan kes, bolehkah dokumen yang diimbas dimasukkan ke dalam ini?
J: Ya. Sebaik sahaja kami telah mengimbas dokumen anda, data boleh dimanipulasi untuk menjadikan ia serasi dengan hampir semua pengurusan kes atau sistem pengurusan dokumen. Kebanyakan sistem mengimport data dalam cara yang sama dan kami telah bekerja dengan yang paling terkenal melalui sistem yang paling dipesan lebih dahulu.
Berikut adalah beberapa faedah menukar ke pejabat tanpa kertas untuk amalan undang-undang anda:
Soalan yang paling biasa kami tanyakan adalah:
S: Dokumen kami adalah saiz ganjil, mempunyai tulisan dan sering terikat - bolehkah anda berlaku dengan ini?
J: Bahagian persiapan kami ditugaskan khusus untuk menangani masalah seperti ini. Mengeluarkan staples, nota melekit, klip kertas, pengikat dan mendapatkan dokumen dalam perintah yang boleh dilaksanakan semuanya dalam sehari bekerja.
S: Saat ini kami mendapat beribu-ribu dokumen dalam penyimpanan. Apa yang boleh kita lakukan?
J: Banyak pelanggan kami mempunyai rekod dalam penyimpanan dan ini bermakna bil bulanan yang meningkat dan masa pengambilan yang perlahan. Perkhidmatan imbasan arkib kami adalah jawapannya. Kami boleh mengimbas semua arkib dokumen lama anda dan menjadikannya tersedia kepada anda sama ada pada platform kami yang dihoskan atau kami boleh menghubungi anda dengan pangkalan data semasa atau perisian pengurusan dokumen. Melangkah ke hadapan, ini hanyalah masalah untuk terus membaca dokumen anda dan memastikan dokumen tersebut dikumpulkan secara berkala.
S: Apakah jenis dokumen yang boleh diimbas?
J: Kita boleh mengimbas hampir apa-apa dokumen, tetapi tidak perlu dikatakan ada yang lebih mudah dan lebih cepat daripada yang lain.
S: Kami sudah menggunakan perisian pengurusan kes, bolehkah dokumen yang diimbas dimasukkan ke dalam ini?
J: Ya. Sebaik sahaja kami telah mengimbas dokumen anda, data boleh dimanipulasi untuk menjadikan ia serasi dengan hampir semua pengurusan kes atau sistem pengurusan dokumen. Kebanyakan sistem mengimport data dalam cara yang sama dan kami telah bekerja dengan yang paling terkenal melalui sistem yang paling dipesan lebih dahulu.
Berikut adalah beberapa faedah menukar ke pejabat tanpa kertas untuk amalan undang-undang anda:
- Meminimumkan atau Menghapuskan Duplikat Fail dan Menyalin Kos
- Peningkatan Kebolehlihatan Di Dalam Firma Anda
- Jimat Ruang dan Tingkatkan Produktiviti
- Peningkatan Keselamatan Dokumen
- Penemuan Berkurangan
