Backlog Scanning / Backlog Conversion
|
Backlog scanning is a term often used to describe the process involved in scanning a significant paper archive and documents that have been filed away and are no longer referred to frequently. Backlog scanning is used to convert your old documents into electronic images. Customers looking for a “backlog scan” will normally either have hundreds of boxes in storage off site with a records management company or simply have storage boxes distributed throughout the company over numerous departments. Either way the amount of paper to be scanned with be of a high volume – a document count in the millions or high hundreds of thousands is quite common. |
|
There are a number of motivators that encourage organisations to use a backlog scanning service:
- Retrieval of boxes is too slow or is becoming complicated
- Box storage is an archaic and out of date practice that doesn’t fit in with your companies style or best practices.
- Floor space is at a premium and the space could be used more efficiently.
- There are concerns about theft, fire and flood damage
Benefit
Pengimbasan Backlog / Penukaran Backlog
Pengimbasan backlog adalah istilah yang sering digunakan untuk menerangkan proses yang terlibat dalam mengimbas arkib kertas dan dokumen yang penting yang telah diajukan dan tidak lagi sering dirujuk. Pengimbasan backlog digunakan untuk menukar dokumen lama anda ke dalam imej elektronik. Pelanggan yang mencari "imbasan backlog" lazimnya mempunyai beratus-ratus kotak di tempat penyimpanan di luar dengan syarikat pengurusan rekod atau hanya mempunyai kotak simpanan yang diedarkan di seluruh syarikat atas pelbagai jabatan. Sama ada jumlah kertas yang akan diimbas dengan jumlah yang banyak - jumlah dokumen berjuta-juta atau ratusan ribu tinggi adalah perkara biasa.
Terdapat beberapa motivator yang menggalakkan organisasi untuk menggunakan perkhidmatan pengimbasan backlog:
Terdapat beberapa motivator yang menggalakkan organisasi untuk menggunakan perkhidmatan pengimbasan backlog:
- Pengambilan kotak terlalu lambat atau menjadi rumit
- Penyimpanan peti adalah amalan zaman dahulu dan tidak sesuai dengan gaya syarikat atau amalan terbaik anda.
- Ruang lantai adalah premium dan ruang boleh digunakan dengan lebih cekap.
- Terdapat kebimbangan mengenai kecurian, kebakaran dan kerosakan banjir
